Política de privacidad y tratamiento de datos personales - PLUSENERGY S.A.S. E.S.P.

Las disposiciones de esta política se aplican al Tratamiento de los Datos Personales recopilados por PLUSENERGY S.A.S. E.S.P. (en adelante “PLUSENERGY” o la “Empresa”) de sus clientes, usuarios, proveedores, trabajadores y terceros en general, así como a la información recolectada por cualquier medio dispuesto para tal fin por parte de la empresa incluyendo el uso de la App ‘PlusEnergy’, y demás plataformas tecnológicas utilizadas por PLUSENERGY.

1. Identificación del responsable del tratamiento

Responsable del Tratamiento: PLUSENERGY S.A.S. E.S.P.
NIT: 901.043.956-9.
Oficial de Protección de Datos: Andrés Montoya Fuentes.
Canales de contacto para asuntos de protección de datos: info@plusenergy.com.co y amontoya@plusenergy.com.co.

2. Objeto

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) tiene por objeto establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, supresión y demás operaciones de Tratamiento de los Datos Personales por parte de PLUSENERGY, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y las demás normas que regulen o complementen la materia.

PLUSENERGY se compromete a dar estricto cumplimiento a los estándares nacionales e internacionales establecidos para garantizar la protección de los Datos Personales. Por lo anterior, se da a conocer la presente Política donde se enmarcan los deberes, derechos y obligaciones de los usuarios y de la Compañía aplicables en el ejercicio del Tratamiento.

3. Alcance

Las disposiciones establecidas en la Política aplican para toda la información personal registrada en las Bases de Datos Personales de PLUSENERGY, quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.

PLUSENERGY realizará el Tratamiento de los Datos Personales recopilados:

• Durante la navegación de la página web plusenergy.com.co.
• Durante el registro y uso de la App ‘PlusEnergy’.
• A través de los formularios digitales o físicos dispuestos por la Compañía para el suministro de servicios y/o productos, así como para fines publicitarios y/o promociones, registro de clientes, proveedores o trabajadores, y en general cualquier otra finalidad que se establezca por parte de la Compañía.
• Durante la prestación de los servicios ofrecidos por PLUSENERGY, y que sean requeridos para la correcta ejecución de las actividades contratadas.
• Durante el desarrollo de cualquier relación comercial y/o laboral con la Compañía y posteriormente, conforme a las finalidades establecidas.
• En la información suministrada por los Titulares en documentos o registros.

Adicionalmente, cuando el Titular utilice la página web, la App ‘PlusEnergy’ u cualquier otra, y otros canales tecnológicos dispuestos por PLUSENERGY, la Compañía podrá recolectar y tratar los datos necesarios para la creación y administración de cuentas, autenticación, prestación de los servicios, atención de solicitudes, soporte, seguridad, funcionamiento de las plataformas y demás finalidades informadas al Titular.

Los Titulares aceptan que al diligenciar los formularios y registros dispuestos por PLUSENERGY, así como al momento de suministrar documentación con información personal, aceptan y autorizan las disposiciones contempladas en la presente Política. No obstante, PLUSENERGY solicitará la Autorización correspondiente.

4. Responsable del tratamiento

Para efectos del Tratamiento de Datos Personales, el Responsable del Tratamiento es PLUSENERGY S.A.S. E.S.P., quien determinará las finalidades y medios para el Tratamiento de los Datos Personales, de conformidad con la normativa aplicable.

Los canales dispuestos para la atención de consultas, reclamos y demás solicitudes relacionadas con el Tratamiento de Datos Personales serán los establecidos en la presente Política.

5. Definiciones

Para efectos de esta Política se entiende por:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular de los Datos Personales para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Bases de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de Datos Personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, entre otros.
• Dato Personal Público: Es el Dato Personal que no sea Semiprivado, Privado o Sensible. Son considerados Datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato Personal Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del mismo.
• Dato Personal Semiprivado: Es semiprivado el Dato Personal que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino también a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, por ejemplo, los referentes al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.
• Dato Personal Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, entre otros.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Para la presente Política se entiende como Responsable del Tratamiento a PLUSENERGY.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. Podrán ser los usuarios, clientes potenciales, clientes, trabajadores, proveedores, contratistas, subcontratistas y en general cualquier tercero que suministre su información personal a la Compañía.
• Transferencia: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio Colombiano, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión realizada por el Encargado o el Responsable.

6. Principios aplicables al tratamiento de datos personales

Para el Tratamiento de los Datos Personales, la Compañía aplicará los principios que se mencionan a continuación:

• Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales deberá realizarse conforme a las disposiciones legales aplicables.
• Finalidad: Los Datos Personales recolectados deben ser utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular debe ser informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
• Libertad: La recolección de los Datos Personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del Titular.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
• Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se deberán manejar adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en la Compañía están obligados a guardar reserva de los Datos Personales, inclusive después de finalizada su relación laboral o contractual.

7. Autorización

El Tratamiento de datos personales por parte de PLUSENERGY requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. La Compañía actuará con transparencia, asegurando que el Titular conozca la información que se recopila, las finalidades específicas y las formas de Tratamiento de la misma. PLUSENERGY obtendrá la Autorización mediante diferentes mecanismos, los cuales se describen a continuación:

• Por escrito.
• De forma verbal.
• Video reuniones.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización.

8. Tratamiento de datos sensibles

PLUSENERGY evitará solicitar y tratar Datos Personales Sensibles salvo cuando su Tratamiento sea necesario y permitido por la legislación aplicable. En estos casos, el Titular será informado sobre el carácter facultativo de la autorización para el Tratamiento de dichos datos y se solicitará la autorización correspondiente cuando sea necesaria.

9. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

PLUSENERGY evitará el Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, salvo cuando dicho Tratamiento sea procedente de conformidad con la legislación aplicable, atendiendo en todo momento a su interés superior y al respeto de sus derechos fundamentales.

10. Derechos de los titulares

Los Titulares de los Datos Personales tienen los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PLUSENERGY. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a PLUSENERGY, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado por PLUSENERGY, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley y demás normas aplicables.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando ello sea procedente de conformidad con la legislación aplicable, especialmente cuando el Tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

11. Deberes de PLUSENERGY

PLUSENERGY tiene los siguientes deberes en relación con el Tratamiento de Datos Personales:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar los datos personales cuando sea procedente.
• Adoptar un Manual Interno de Políticas y Procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos personales.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la Ley.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Implementar medidas técnicas, administrativas y organizacionales orientadas a proteger los Datos Personales contra pérdida, adulteración, acceso, uso o divulgación no autorizada.

12. Finalidades del tratamiento de datos personales

PLUSENERGY realiza el Tratamiento de Datos Personales con las siguientes finalidades:

• Desarrollar el objeto social de la Compañía conforme a sus estatutos.
• Realizar la gestión y administración de clientes, empleados y proveedores de la Compañía.
• Adelantar campañas publicitarias, de mercadeo y demás actividades comerciales que permitan el ofrecimiento de servicios y productos propios o de terceros que PLUSENERGY considere puedan ser del interés del Titular.
• Establecer contacto con los Titulares para dar cumplimiento a requerimientos legales, contractuales o comerciales, así como para realizar actualizaciones de datos.
• Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por PLUSENERGY.
• Realizar encuestas de satisfacción.
• Realizar estudios de mercado y análisis estadísticos.
• Ejecutar la relación contractual existente con sus empleados, clientes y proveedores, incluyendo el pago de obligaciones contractuales.
• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas con sus empleados, clientes, proveedores y contratistas.
• Brindar información y capacitaciones relacionadas con la prestación de los servicios ofrecidos por PLUSENERGY.
• Realizar la gestión contable, fiscal y administrativa de la Compañía.
• Transferir y/o transmitir datos personales a terceros ubicados dentro o fuera del territorio nacional, para el desarrollo de las actividades de la Compañía.
• Gestionar las cuentas, accesos, autenticación, funcionamiento, soporte y seguridad de la página web, la App ‘PlusEnergy’ y demás plataformas tecnológicas utilizadas por PLUSENERGY.

13. Encargados, transferencias y transmisiones

PLUSENERGY podrá contar con terceros que actúen como Encargados del Tratamiento para el desarrollo de actividades relacionadas con su objeto social. En estos casos, PLUSENERGY procurará establecer contractualmente las obligaciones relacionadas con la confidencialidad, seguridad, tratamiento adecuado de los Datos Personales y cumplimiento de las instrucciones impartidas por PLUSENERGY.

Cuando resulte necesario transferir o transmitir Datos Personales dentro o fuera del territorio colombiano, PLUSENERGY adoptará las medidas y verificaciones necesarias para garantizar que dicho Tratamiento se realice de conformidad con la legislación aplicable y las finalidades informadas al Titular.

14. Seguridad de la información

PLUSENERGY adoptará las medidas de seguridad necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, implementando protocolos internos, uso de tecnología y procedimientos seguros que garanticen la protección de la información.

Los datos personales se almacenarán en bases de datos seguras y la información será manejada únicamente por personal autorizado que haya firmado un acuerdo de confidencialidad.

PLUSENERGY implementará medidas técnicas, administrativas y organizacionales orientadas a prevenir la pérdida, adulteración, acceso, consulta, uso o divulgación no autorizada de los Datos Personales. El acceso a la información estará limitado al personal que, de acuerdo con sus funciones, requiera conocerla.

15. Gestión de incidentes de seguridad

En caso de presentarse un incidente que pueda comprometer la seguridad, confidencialidad, integridad o disponibilidad de los Datos Personales, PLUSENERGY activará los procedimientos internos de gestión de incidentes de seguridad de la información y realizará las actuaciones que correspondan de conformidad con la legislación aplicable.

16. Retención, conservación y eliminación de datos personales

PLUSENERGY conservará los Datos Personales durante el tiempo que resulte necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, atender obligaciones legales o contractuales y ejercer o defender derechos.

Una vez cumplidas las finalidades y agotados los períodos de conservación aplicables, PLUSENERGY procederá a la eliminación, o conservación de los Datos Personales, según corresponda de conformidad con las obligaciones legales, contractuales y procedimientos internos aplicables.

La terminación de una relación contractual o comercial no implicará necesariamente la eliminación inmediata de los Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación.

17. Consultas y reclamos

Los Titulares podrán presentar consultas y reclamos a PLUSENERGY respecto del Tratamiento de sus Datos Personales. Para tal efecto, podrán comunicarse a través del correo electrónico info@plusenergy.com.co.

Los procedimientos para la atención de consultas y reclamos serán los siguientes:

• Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Los reclamos serán atendidos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del mismo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Para la atención de las consultas y reclamos, PLUSENERGY podrá solicitar la información necesaria para verificar la identidad del Titular o de la persona legitimada para presentar la solicitud.

18. Modificaciones a la política

PLUSENERGY se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Cualquier modificación será informada a los Titulares a través de los medios que PLUSENERGY considere pertinentes.

19. Vigencia

La presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de PLUSENERGY está vigente desde su publicación en la página web y/o desde la fecha en que se obtenga la autorización del Titular, según sea el caso.

Fecha de última actualización: 27/10/2026